Surat Niaga

Surat Niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.

Jenis Surat Niaga antara lain:

1. Surat penawaran barang
2. Surat permintaan barang
3. Surat permintan penawaran barang
4. Surat pemesanan
5. Surat klaim (tuntutan ganti rugi)
6. Surat pengantar barang
7. Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

Yang akan kita bahas pada kesempatan ini hanya surat permintaan penawaran barang, surat penawaran barang, dan surat perjanjian jual beli.

Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim seseorang atau organisasi calon pembeli yang isinya meminta pengiriman daftar barang beserta harganya.

Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan katalog atau brosur harga produk.

Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

1. Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
2. Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
3. Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli malalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya.

Adakalanya surat penawaran dikirim untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli. Oleh karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat permintaan penawaran yang pernah dibuatnya. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan calon pembeli.

Unsur surat permintaan penawaran dan surat penawaran adalah:

1. kepala surat
2. tempat dan tanggal pembuatan surat
3. nomor surat
4. lampiran
5. perihal
6. alamat yang dituju
7. salam pembuka
8. isi surat (pembuka, inti, penutup)
9. salam penutup
10. tanda tangan dan nama terang pembuat surat

Contoh Surat Penawaran